אפיון ובחירת מערכת ERP – התאמה לתהליכים, למידע ולצורכי הניהול

תהליך אפיון ובחירת מערכת ERP מספק להנהלה בסיס לבחירת מערכת וספק בהתאם לצורכי החברה. בחירת המערכת מבוססת על התאמתה לתהליכי הליבה, למידע הניהולי, לממשקים ולהיקף הפעילות הצפוי.

השיקולים כוללים את ההתאמות הנדרשות, שיטת היישום, העלות הכוללת וסיכוני הפרויקט. ניסיון הספק ויכולתו ליישם ולתמוך במערכת משפיעים אף הם על הבחירה.

במסגרת ייעוץ מערכות מידע לחברות, טקטרנדס מרכזת את הצרכים, מכינה מפרט דרישות ומנתחת את הפתרונות המוצעים. התוצרים משמשים להשוואת המערכות והספקים, לבחירת החלופה ולגיבוש בסיס להתקשרות ולהגדרת תכולת ההטמעה.

החלפת מערכת ERP או שיפור המערכת הקיימת

אי התאמה בין צורכי החברה למענה שמספקת מערכת ה ERP מגדילה עבודה ידנית ומעכבת הפקת מידע ניהולי. הקושי גדל כאשר שינויים בפעילות מחייבים התאמות מורכבות או תחזוקה יקרה.

מצב זה מתבטא בכמה תחומים:

• תהליכי ליבה מתנהלים בקבצים ובמערכות מקבילות.
• אותם נתונים אינם אחידים בין היחידות.
• דוחות ניהוליים דורשים איסוף, תיקון ועיבוד ידני.
• ממשקים חסרים פוגעים בזרימת המידע וברציפות התהליכים.

• שינויים בהיקף הפעילות או בתהליכי העבודה מחייבים פתרונות עוקפים והתאמות מורכבות.

• עלויות התחזוקה והפיתוח אינן תואמות את התועלת.

ההחלטה בין שיפור להחלפה תלויה במקור הפער ובהשלכותיו.

מגבלה ביכולות המערכת עשויה להצדיק החלפה, בעיקר כאשר היא פוגעת בתהליכי הליבה או במידע הניהולי.

כאשר המקור נמצא בהגדרות, בתהליכי העבודה או בשימוש חלקי, ניתן לבחון שיפור והעמקת הטמעת ERP.

אפיון הדרישות ובחינת חלופות ERP

הדרישות ממערכת ה־ERP נגזרות מתהליכי הליבה, מהמבנה הארגוני, מהמידע הניהולי, מהממשקים ומהשינויים הצפויים בחברה.

באמצעות ניתוח מערכות מידע, טקטרנדס בוחנת את אופן העבודה ואת המענה שמספקת המערכת הקיימת. את הממצאים היא מרכזת ב־מפרט דרישות ERP תפעולי, ניהולי וטכנולוגי.

סדר העדיפויות נקבע לפי השפעת כל דרישה על התפעול, הבקרה והרציפות העסקית. הדירוג מבחין בין צורכי ליבה לבין דרישות משניות שניתן לתת להן מענה נקודתי.

החלופות נבדקות לפי התאמת המערכת, ניסיון הספק, שיטת היישום, יכולת התמיכה והעלות הכוללת. בכל הצעה מסווג המענה כיכולת קיימת במערכת, התאמה או פיתוח. ההתאמות והפיתוחים נבחנים גם הם לפי השפעתם על עלות הפרויקט ועל סיכוני היישום.

אפיון ERP באמצעות RFP

מסמך RFP מרכז את הדרישות ואת המידע שהספקים מתבקשים להציג.

הוא מפרט את תכולת ההצעה, השירותים הנלווים, חלוקת האחריות, הנחות העבודה ומרכיבי העלות.

הצגת ההצעות במבנה אחיד מאפשרת לבחון אותן לפי אותם נושאים ואמות מידה. המבנה מבליט הבדלים בתכולה, במחיר ובחלוקת האחריות לפני קבלת ההחלטה.

תוצרי תהליך האפיון והבחירה

תוצרי האפיון כוללים:

• מפרט דרישות וסדרי עדיפויות.
• הערכת התאמת המערכת ויכולת היישום של הספקים.
• מיפוי המענה לדרישות, לרבות התאמות, פיתוחים וממשקים נדרשים.
• ניתוח העלות הכוללת וסיכוני היישום בכל חלופה.
• המלצה מנומקת לבחירת מערכת וספק.
• עקרונות להתקשרות ולהגדרת תכולת ההטמעה.

ליווי וניהול פרויקט הטמעת מערכות מידע משלים את תהליך האפיון והבחירה באמצעות ניהול התכולה, הבקרות וההחלטות הנדרשות ליישום המערכת שנבחרה.

ליווי החברה באפיון ובחירת מערכת ERP

טקטרנדס עובדת עם הנהלת החברה, בעלי התפקידים והמשתמשים המרכזיים. האפיון כולל את תהליכי העבודה, החריגים, הנתונים, הממשקים וצורכי המידע הניהולי.

הממצאים מרוכזים במפרט דרישות ובאמות מידה לבחינת החלופות. טקטרנדס מנתחת את ההצעות לפי מידת ההתאמה, העלות, שיטת היישום ויכולת התמיכה.

הניתוח מציג להנהלה את המשמעות התפעולית, הכלכלית והיישומית של כל אפשרות. הבחינה מתייחסת להשפעת המערכת על תהליכים פיננסיים, תפעוליים ולוגיסטיים, ולא רק ליכולות התוכנה.

משנת 1987 טקטרנדס מלווה חברות בתכנון ובניהול מערכות מידע. הניסיון כולל הכנת מפרטי דרישות ומסמכי RFP, ניתוח הצעות וגיבוש המלצות לבחירת מערכת וספק.

טקטרנדס ביצעה תהליכי אפיון ובחירת מערכות בחברות מענפי התעשייה, הטכנולוגיה והשירותים.
בדף לקוחותינו מוצגות חברות וארגונים שטקטרנדס ליוותה בתחומי פעילותה.