מהו מסמך אפיון מערכת מידע (RFP) – חשיבות, שלבים ודגשים

מסמך אפיון מערכת מידע (RFP) הוא שלב קריטי בכל פרויקט של יישום או שדרוג מערכת טכנולוגית בארגון. מטרתו להגדיר בצורה ברורה, מדויקת ומוסכמת את כל הדרישות הפונקציונליות, הטכנולוגיות והניהוליות – כך שהן ישמשו בסיס להשוואה בין ספקי מערכות מידע. בעזרת מסמך RFP, הארגון מוודא שכל ספק מבין את הצרכים ומציע מענה תואם וממוקד.

למה חשוב להכין מסמך אפיון  למערכת מידע

• מזער סיכונים ואי-הבנות בפרויקט

• מאפשר השוואה שקופה בין הצעות

• תורם להצלחת יישום המערכת בטווח הארוך

• כולל תיעוד טכני, תהליכי, משפטי וניהולי

מה כולל מסמך האפיון

• תיאור מצב נוכחי ותהליכים עסקיים

• מפרט דרישות פונקציונאליות

• דרישות טכנולוגיות (תוכנה, חומרה, בסיסי נתונים)

• הגדרת ממשקים וטיוב נתונים

• נספחים לניהול פרויקט, SLA, תחזוקה, הדרכה ועוד

שלבי הכנת מסמך אפיון RFP

• ניתוח תהליכים עסקיים קיימים

• הגדרת צרכים ושיפור תהליכים

• תיעוד דרישות טכנולוגיות וניהוליות

• הכנת מפרטי דרישות

• גיבוש נספחים: ניהול פרויקט, תיעוד, SLA, תחזוקה ועוד

תוכן מומלץ במסמך אפיון מערכת מידע

• מבוא
• תיאור החברה
• דגשים וקווים מנחים
• הנחיות למענה הספק
• מונחים
• תיאור מצב נוכחי
• מפרט דרישות פונקציונאליות של אופן תפעול המערכת וכל אחד ואחד ממרכיביה
• מפרט דרישות טכנולוגיות (תוכנה ותשתיות) הכולל:
  • חומרה
  • תשתיות
  • בסיס נתונים
  • דרישות אחסנת נתונים
  • מחולל דוחות
  • ציוד היקפי
  • נוהל DRP
  • זמני תגובה
  • אתרי התקנה
  • אתרי יישום
• הגדרת ממשקים
• טיוב נתונים
• הסבת נתונים

נספחים הכוללים:

• שלבים במימוש הפרויקט
• ניהול הפרויקט
• נוהל אסקלציה
• תכנית לאבטחת איכות פרויקט על כל שלביו
• תיעוד
• הדרכה והטמעה
• העברת ידע
• SLA
• נוהל ניהול שינויים
• תחזוקה
• אחריות הספק לתוצרי השירותים
• התמורה
• חוזה