שיפור והעמקת הטמעת ERP – הרחבת השימוש במערכת קיימת
שיפור והעמקת הטמעת ERP מתמקדים בהתאמת המערכת הקיימת לצורכי החברה ובהגדלת התועלת מההשקעה שכבר בוצעה. שינוי במוצרים, בהיקף הפעילות או במבנה החברה עשוי לחשוף מגבלות שלא היו מהותיות בעת ההטמעה.
השימוש במערכת עלול להישאר חלקי בשל הגדרות שלא עודכנו, יכולות שלא הופעלו וממשקים חסרים. במצבים אלה, פעילויות מתנהלות בקבצים וביישומים נפרדים, ונתוני המערכת אינם מציגים תמונה מלאה של הפעילות.
ניהול חלק מהפעילות מחוץ למערכת פוגע באחידות הנתונים, ברציפות המידע וביכולת הבקרה. כתוצאה מכך, ההנהלה מתקשה להסתמך על נתוני ה־ERP בקבלת החלטות.
במסגרת ייעוץ מערכות מידע לחברות, טקטרנדס בוחנת את השימוש בפועל ואת התאמת המערכת לתהליכים ולצורכי המידע. הבדיקה מזהה יכולות שאינן מנוצלות, שינויים הדרושים במערכת ומגבלות שאינן ניתנות לפתרון בעלות סבירה.
סימנים לצורך בשיפור מערכת ERP קיימת
תמיכה חלקית ניכרת כאשר תהליכים שנועדו להתנהל במערכת ממשיכים להתבצע בקבצים וביישומים נפרדים.
המצב עשוי להתבטא בכמה תחומים:
- תהליכים במכירות, בשירות, ברכש, במלאי, בייצור או בכספים מתנהלים גם מחוץ למערכת.
- נתונים מוזנים בכמה מקומות ואינם אחידים בין היחידות.
- דוחות ניהוליים מחייבים איסוף, תיקון ועיבוד ידני.
- מודולים ויכולות שנרכשו מופעלים באופן חלקי.
- הגדרות ונתוני אב אינם משקפים את הפעילות הנוכחית.
- ממשקים חסרים פוגעים ברציפות המידע בין המערכות.
מצבים אלה אינם מעידים בהכרח שמערכת ה ERP אינה מתאימה לחברה. בחלק מהמקרים הם נובעים מהגדרות שלא עודכנו, מנתונים לא אחידים, מממשקים חסרים או מהפעלה חלקית של יכולות קיימות.
בחינת התאמת מערכת ה ERP לפעילות החברה
נבדקת התאמת המערכת לתהליכי החברה, לצורכי המידע ולממשקים הנדרשים. הבחינה מתייחסת למכלול המערכת ולא רק לתקלה או לבקשת פיתוח נקודתית.
הבדיקה כוללת:
- תמיכת המערכת בתהליכי הליבה וברצף שבין היחידות.
- הפעלת המודולים והיכולות הקיימות.
- התאמת ההגדרות ונתוני האב לפעילות החברה.
- זרימת המידע בין ERP, מערכות תפעוליות, CRM וכלי BI
- איכות הדוחות, הבקרות והמידע הניהולי.
- התאמות ופיתוחים קיימים, עלות תחזוקתם ומידת התלות בספק.
הממצאים מסווגים ליכולת קיימת שניתן להפעיל, שינוי הגדרה, ממשק או דוח, פיתוח נדרש ומגבלה ביכולות המערכת. החלוקה מבחינה בין שינויים שניתן לבצע באמצעות הקיים לבין שינויים המחייבים השקעה נוספת.
תוכנית לשיפור והעמקת הטמעת ERP
תוכנית השיפור מגדירה אילו שינויים לקדם ובאיזה סדר. התיעדוף מתייחס לתרומת כל שינוי לפעילות, לעלות, למורכבות, לסיכון ולתלות בספק.
הפעלת יכולות קיימות ועדכון הגדרות מקבלים עדיפות כאשר ניתן להשיג באמצעותם את התוצאה הנדרשת. ממשקים, דוחות ופיתוחים נכללים כאשר נדרש שינוי מעבר לתצורת המערכת הקיימת.
לכל שינוי נקבעת תכולה המפרטת את התוצאה המבוקשת, התהליכים המושפעים, הנתונים, הממשקים ואמות המידה לבדיקה. התכולה משמשת להערכת העלות, משך הביצוע והמשאבים הנדרשים מהחברה.
התוכנית מתעדת גם שינויים שאינם מומלצים ומגבלות שלא ניתן לפתור במסגרת המערכת. לצד אלה מוצגות עלויות הטיפול והמלצה לגבי המשך ההשקעה במערכת הקיימת.
כאשר היקף הפיתוחים, עלויות התחזוקה או התלות בספק אינם תואמים את התועלת הצפויה, נבחנת חלופה אחרת במסגרת אפיון ובחירת מערכת ERP.
ביצוע השינויים ובדיקת התוצאה
ספק המערכת או צוות מערכות המידע מבצעים את השינויים בהתאם לתכולה שאושרה. לאחר הביצוע, טקטרנדס בודקת אם תוצאות השינוי עומדות בדרישות ובאמות המידה שנקבעו.
הבדיקה מתייחסת לתפקוד המערכת, לרציפות התהליך, לאיכות הנתונים ולמידע המופק ממנה. שינוי שאינו עומד בדרישות מחייב תיקון לפני הפעלתו בהיקף מלא.
ניסיון טקטרנדס בשיפור והעמקת הטמעת ERP
משנת 1987 טקטרנדס עוסקת בתכנון ובשיפור מערכות מידע בחברות תעשייה, טכנולוגיה ושירותים.
הניסיון כולל מערכות מידע, ייצור, שרשרת אספקה, כספים ובקרה. בחינת השינויים מתייחסת להשפעתם על הפעילות ועל המידע הניהולי, ולא רק ליישומם הטכני.
טקטרנדס מנתחת את המידע, מגבשת את תוכנית השיפור ומגדירה את תכולת השינויים שנבחרו.
בעמוד לקוחותינו מוצגות חברות וארגונים שטקטרנדס ליוותה בתחומי פעילותה.
חקר מקרה: שיפור רציפות המידע בחברת מכשור רפואי
- האתגר:
החברה הפעילה מערכת ERP ששימשה את יחידות המכירות, הרכש, הלוגיסטיקה והכספים. עם זאת, המידע על הזמנות, התחייבויות רכש, זמינות מלאי, אספקות וחיובים לא נוהל ברצף אחד. חלק מהנתונים נשמר בקבצים נפרדים, והכנת דוחות חייבה התאמה ידנית בין נתוני היחידות.
- הפתרון:
שלב א': ניתוח זרימת המידע מהזמנת הלקוח ועד לאספקה ולחיוב. הבדיקה זיהתה נתונים חסרים, כפילויות ונקודות שבהן המידע לא עבר בין היחידות.
שלב ב': הגדרת שדות, סטטוסים ונתוני אב אחידים, עדכון הגדרות המערכת והרחבת השימוש במודולים הקיימים. נוסף לכך, הוגדרה האחריות לעדכון המידע בכל שלב.
שלב ג': העברת פעילויות שנוהלו בקבצים למערכת, בניית דוחות המשלבים מידע מכל היחידות ובדיקת אחידות הנתונים.
- התוצאה והערך שהושג:
לאחר יישום השינויים, המידע על הזמנות, רכש, מלאי, אספקות וחיובים נוהל ברצף אחד במערכת ה־ERP. הדוחות הופקו מנתונים אחידים, ללא איסוף והתאמה ידנית בין היחידות. מכירות, רכש, לוגיסטיקה וכספים הסתמכו על אותם נתונים ועל סטטוסים משותפים. הנהלת החברה קיבלה תמונה עדכנית של הפעילות, וזמן הכנת הדוחות התקצר.
איך יודעים שמערכת ERP קיימת דורשת שיפור?
הצורך מתברר כאשר תהליכים מרכזיים מתנהלים מחוץ למערכת, נתונים מוזנים בכמה מקומות או דוחות מחייבים עיבוד ידני. סימנים נוספים הם שימוש חלקי במודולים, הגדרות שאינן מעודכנות וממשקים חסרים.
האם ניתן לשפר מערכת ERP קיימת בלי להחליף אותה?
כן. כאשר המערכת מסוגלת לתמוך בתהליכי הליבה, ניתן להרחיב את השימוש באמצעות שינוי הגדרות, הפעלת יכולות קיימות, שיפור ממשקים והסדרת הנתונים. החלפה נשקלת כאשר המגבלות אינן ניתנות לפתרון בעלות ובסיכון סבירים.
האם שיפור מערכת ERP מחייב פיתוחים?
לא בהכרח. תחילה נבדקות יכולות שכבר קיימות במערכת, ההגדרות, נתוני האב ואופן השימוש במודולים. פיתוח נדרש רק כאשר התוצאה המבוקשת אינה ניתנת להשגה באמצעות האפשרויות הקיימות.
מה ההבדל בין תחזוקת ERP לבין העמקת ההטמעה?
תחזוקה מטפלת בתקלות, בעדכונים ובפעילות התקינה של המערכת. העמקת ההטמעה עוסקת בהרחבת השימוש ביכולותיה ובהתאמתה לתהליכים ולצורכי המידע של החברה.
איך משפרים מערכת ERP בלי לשבש את הפעילות השוטפת?
השינויים מחולקים לתכולות מוגדרות ומבוצעים לפי סדרי עדיפויות. לפני הפעלה מלאה נבדקים תפקוד המערכת, רציפות התהליך, הנתונים והדוחות. שאלת השיפור ללא פגיעה בעבודה השוטפת מופיעה במפורש גם בתוצאות העוסקות באופטימיזציה של ERP
