מדריך להכנת תוכנית עסקית – שלבים, נתונים ותחזיות
מדריך להכנת תוכנית עסקית מתחיל בהגדרת המהלך שהעסק מבקש לבחון. התוכנית מחברת בין הנתונים העסקיים, ההנחות, התחזיות הפיננסיות, צורכי ההון ויכולת הביצוע.
המטרה אינה למלא מסמך בתוכן. נדרש להציג תמונה עקבית של המהלך, המשאבים הנדרשים והתוצאות הצפויות. במסגרת ייעוץ פיננסי, ניתן לחבר בין ההיבטים העסקיים לבין השלכות המהלך על הרווחיות, התזרים, ההון והמימון.
מתי נדרשת תוכנית עסקית
תוכנית עסקית נדרשת כאשר מהלך מתוכנן משנה באופן מהותי את הפעילות, את ההשקעות או את צורכי המימון.
מצבים נפוצים כוללים:
הקמת עסק, חברה או תחום פעילות חדש.
הרחבת פעילות או כניסה לשוק חדש.
פיתוח מוצר, שירות או קו פעילות נוסף.
רכישת חברה או מיזוג.
הקמת מפעל, סניף או קו ייצור.
שינוי במודל העסקי.
השקעה משמעותית בפעילות קיימת.
גיוס אשראי, מענקים, משקיעים או מקורות מימון אחרים.
מורכבות המהלך משפיעה על עומק הבחינה הנדרש. גם רמת אי־הוודאות ומבנה המימון קובעים את היקף הנתונים והתחזיות שיש לכלול.
המדריך עוסק בתהליך הכנת תוכנית עסקית, מהגדרת מטרת התוכנית ועד בניית התחזיות, צורכי ההון והתרחישים. התוכנית מתמקדת בשימוש בתוכנית ככלי לקבלת החלטות ולבחינת מהלכים עסקיים.
הגדרת מטרת התוכנית
לפני איסוף הנתונים יש להגדיר מה התוכנית אמורה לבחון ומהי ההחלטה שהיא צריכה לתמוך בה.
האם מדובר בהשקעה חדשה, בהרחבת פעילות, בכניסה לשוק או בגיוס מימון? כמו כן, חשוב להגדיר את קהל היעד: הנהלה, בעלי מניות, משקיעים או גורם מממן.
מטרת התוכנית קובעת את היקף המידע ואת רמת הפירוט הנדרשת. היא גם מגדירה את השאלות שהתוכנית צריכה לתת להן מענה.
איסוף הנתונים וגיבוש ההנחות
תחזיות איכותיות נשענות על נתונים שניתן לבדוק ולאמת.
אוספים את המידע הרלוונטי לפעילות הקיימת ולמהלך המתוכנן. המידע כולל נתוני מכירות, מחירים, עלויות, לקוחות, כוח אדם, השקעות, תנאי סחר והון חוזר
לאחר איסוף הנתונים מגדירים את ההנחות שעליהן תתבסס התחזית. אלה עשויות לכלול קצב גידול במכירות, מחירי מכירה, עלויות תשומות, תנאי גבייה או מועד תחילת הפעילות.
הנחות אלה צריכות להתאים לנתוני העסק ולתנאים שבהם המהלך אמור להתבצע. פער בין הנתונים לבין ההנחות עלול לפגוע באמינות התחזית כבר בשלב הבסיס.
ניתוח השוק והסביבה העסקית
התחזית העסקית צריכה לשקף את המציאות שבה העסק פועל.
הניתוח כולל את מאפייני השוק, מגמות הענף, צורכי הלקוחות, מבנה התחרות והיתרונות היחסיים של העסק.
אין צורך בסקירת שוק כללית. המיקוד צריך להיות בנתונים המשפיעים על המהלך: גודל הביקוש, תנאי התחרות, רמת המחירים, חסמי כניסה והגורמים שעשויים להשפיע על קצב החדירה.
בניית תחזית ההכנסות והעלויות
המודל העסקי הוא נקודת המוצא לבניית התחזית הפיננסית.
מגדירים כיצד צפויות להיווצר ההכנסות ומה נדרש כדי לייצר אותן. על בסיס זה בונים את מבנה העלויות ובוחנים את השפעתו על הרווחיות.
המודל צריך להתייחס לכמויות, למחירים, לתמהיל הפעילות ולעלויות הכרוכות בה.
כאשר קיימים כמה מוצרים או שירותים, ניתוח מבנה העלויות ורווחיות המוצרים והשירותים, מאפשר לבחון את תרומתם של תחומי הפעילות השונים לתוצאה.
חישוב ההשקעה וצורכי ההון
ההשקעה הראשונית אינה בהכרח מלוא ההון שהמהלך דורש.
החישוב צריך לכלול ציוד ותשתיות, עלויות הקמה, כוח אדם, מלאי והון חוזר. במקביל חשוב לבחון את התקופה שבה ההון יישאר קשור בפעילות.
גם קצב הצמיחה משפיע על צורכי ההון. גידול בפעילות עשוי להגדיל את המלאי ואת האשראי ללקוחות וליצור צורך במימון נוסף.
לכן יש לתכנן את צורכי ההון לאורך תקופת המהלך ולא רק במועד ההשקעה הראשוני.
בניית תחזית תזרים
הרווח הצפוי אינו משקף את מועד כניסת הכסף לעסק.
לצורך זה יש לבנות תחזית תזרים מזומנים שמחברת בין מועד התקבולים לבין מועד התשלומים.
הנתונים מאפשרים לזהות תקופות שבהן נוצר פער תזרימי ולחשב את היקף הנזילות הנדרש.
כך אפשר לבחון לא רק אם המהלך צפוי להיות רווחי, אלא גם אם לעסק יהיו המקורות הדרושים למימון הפעילות לאורך הדרך.
בחינת מקורות המימון
חישוב צורכי ההון מאפשר לבחון את מקורות המימון המתאימים.
האפשרויות עשויות לכלול הון עצמי, אשראי, מענקים, קרנות או גיוס ממשקיעים. לכל מקור מאפיינים שונים, ולכן יש לבחון את היקף המימון, העלות, תקופת ההחזר והתאמתם לתחזית התזרים.
כאשר נדרש מימון חיצוני, אשראי ומענקים הם חלק ממקורות המימון שניתן לבחון בהתאם למאפייני המהלך ולצורכי ההון.
תוכנית המיועדת לגיוס מימון צריכה להציג בבירור את מטרת המימון, השימושים המתוכננים, צורכי ההון ויכולת ההחזר.
בניית תרחישים
כאשר קיימת אי ודאות משמעותית, תחזית יחידה אינה מספיקה.
כאן מזהים את ההנחות שהשפעתן על התוצאה גבוהה במיוחד. לאחר מכן בוחנים כיצד שינוי בהן משפיע על ההכנסות, הרווחיות, התזרים וצורכי ההון.
בין המשתנים שניתן לבחון נמצאים ביקוש, מחירים, עלויות, ריבית, מחירי תשומות ולוחות זמנים.
המטרה אינה לייצר מספר רב של תרחישים. הדגש הוא על זיהוי המשתנים שעשויים לשנות את התוצאה ואת ההחלטה הניהולית.
כאשר המשתנים מושפעים מסיכונים תפעוליים או עסקיים רחבים יותר, ניתן לשלב את הבחינה עם ניהול סיכונים.
בחינת יכולת הביצוע
תחזית פיננסית אינה מספיקה ללא יכולת לבצע את המהלך.
הבחינה כוללת את כוח האדם, התשתיות, מערכות המידע, היכולת התפעולית, הספקים ולוחות הזמנים הנדרשים.
לאחר מכן מזהים פערים בין המשאבים הקיימים לבין המשאבים הנדרשים. פערים כאלה עשויים להשפיע על העלויות, על לוחות הזמנים ועל התוצאה הפיננסית.
יכולת הביצוע היא חלק בלתי נפרד מהתחזית. שינוי במשאבים או בלוחות הזמנים עשוי לשנות גם את צורכי ההון ואת מועד החזר ההשקעה.
בדיקת עקביות התוכנית
לפני השלמת התוכנית יש לבדוק את הקשר בין מרכיביה.
האם תחזית המכירות תואמת את נתוני השוק? האם מבנה העלויות מתאים להיקף הפעילות? האם ההשקעה תואמת את תוכנית הביצוע? האם צורכי ההון תואמים את תחזית התזרים?
גם מקורות המימון צריכים להתאים להיקף ההון הנדרש וליכולת ההחזר.
בדיקה כוללת מאפשרת לזהות פערים בין ההנחות העסקיות לבין המספרים, לפני שההנהלה משתמשת בתוכנית לקבלת החלטה
טעויות נפוצות בהכנת תוכנית עסקית
גם תוכנית מפורטת עלולה להציג תמונה מטעה כאשר ההנחות אינן מבוססות או אינן עקביות.
טעויות נפוצות כוללות:
תחזית הכנסות שאינה מבוססת על נתוני שוק.
מבנה עלויות שאינו משקף את היקף הפעילות.
חישוב השקעה שאינו כולל את צורכי ההון החוזר.
תחזית תזרים שאינה תואמת את תנאי הגבייה והתשלום.
הסתמכות על תרחיש יחיד.
פער בין המשאבים הקיימים לבין דרישות הביצוע.
התאמת התחזיות למקור המימון במקום התאמת המימון לצורכי המהלך.
בדיקה מוקדמת של נקודות אלה משפרת את אמינות התוכנית ומפחיתה את הסיכון לקבלת החלטה על בסיס הנחות חלקיות.
שימוש בתוכנית לאחר השלמתה
השלמת התוכנית אינה מסיימת את תהליך התכנון.
לאחר תחילת הפעילות משווים בין התחזיות לבין התוצאות ובוחנים את מקור הפערים.
השוואה שוטפת בין התכנון לביצוע מאפשרת לזהות שינוי במועד מוקדם ולהתאים את ההחלטות למציאות העסקית.
מתכנון המהלך לתוכנית עסקית
הכנת תוכנית עסקית מחברת בין המהלך העסקי לבין הנתונים שעליהם הוא מבוסס. הגדרת המטרה, בניית ההנחות, התחזיות, צורכי ההון והתרחישים צריכים ליצור תמונה אחת עקבית.
כאשר נדרש מימון, התוכנית צריכה לחבר בין צורכי ההון לבין מקורות המימון ויכולת ההחזר. במהלך מורכב יש להביא בחשבון גם את יכולת הביצוע ואת המשתנים שעלולים לשנות את התוצאה.
התוצאה היא מסגרת שמחברת בין ההיגיון העסקי, התחזיות, המשאבים הנדרשים והתנאים שיש לבחון לפני ובמהלך ביצוע המהלך.
