שילוב ניהול סיכונים עם מערכת ERP
השילוב מאפשר לקצר את זמן זיהוי הסיכון ולהקדים את זמן הערכה וניהול הפעולה למזעורו.
בסביבה העסקית הדינמית והמורכבת של היום, ניהול סיכונים הינו הכרחי. תהליך ניהול סיכונים מבוסס על זיהוי ובקרת איומים על הנכסים והמערך התפעולי של הארגון.
מערכת ERP משמשת עמוד השדרה של התהליכים הארגוניים ומיועדת באון אידיאלי למלא תפקיד מרכזי במאמץ זה.
שילוב של ניהול סיכונים עם מערכת ERP, יכול להציג בפני הארגון דרך טובה לקבלת החלטות ושיפור ביצועי החברה.
מאמר זה בא להדגיש את חשיבות של שילוב מערכת ניהול סיכונים במערכת ERP, ואת השיקולים המרכזיים ליישום מוצלח של אינטגרציה כזו.
החשיבות בשילוב מערכת ניהול סיכונים ו ERP
מערכות ERP מספקות פלטפורמה אחידה לניהול תהליכי הליבה הקריטיים של הארגון. תהליכי ליבה כגון כספים, שיווק, פיתוח, הנדסה, שרשרת אספקה, משאבי אנוש וקשרי לקוחות. על ידי שילוב ניהול סיכונים בתהליכים אלה, ניתן לשפר את יכולת הארגון לקבל התראות בזמן אמת על זיהוי סיכונים פוטנציאליים, ולאפשר לארגון להתארגן ולהגיב בהתאם.
השילוב מאפשר גישה הוליסטית לניהול סיכונים כאשר הסיכונים אינם נתפסים כאירועים בדידים, אלא כגורמים הקשורים זה בזה. גורמים היכולים להשפיע על מספר תחומים בעסק. לדוגמא: לשיבוש בשרשרת האספקה עשוי להביא להשלכות כספיות, תפעוליות, ופגיעה במוניטין.
הטמעת מערכת ניהול סיכונים במערכת ERP, מאפשרת ניטור הסיכונים בזמן אמת ומזעור הנזקים הפוטנציאליים. יתרה מכך, השילוב תוך בדרישות רגולציה שונות, ע"י מתן פלטפורמה למעקב ודיווח על סיכונים. בתעשיות רבות מתמודדות עם דרישות רגולטוריות מחמירות המחייבות תיעוד ודיווח קפדניים על פעילויות הקשורות לסיכונים. מערכות ERP המשלבות ניהול סיכונים, יכולות להפוך חלק מתהליך זה לאוטומטי ולהבטיח שהארגון יעמוד בדרישות הרגולציה תוך הפחתת הנטל הניהולי הנדרש לכך.
אתגרים בשילוב ניהול סיכונים עם מערכת ERP
בעוד היתרונות של שילוב ניהול סיכונים עם מערכת ERP ברורים, התהליך לכך מציב אתגרים. אחד המכשולים העיקריים הינו מורכבות מערכות ה ERP עצמן. לרוב מערכות ERP, מותאמות לצרכים הספציפיים של הארגון. דבר היכול להקשות בשילוב חלק מהפונקציונליות הנדרשת לניהול סיכונים, ותידרש ביצוע התאמה של תהליכים קיימים.
אתגר נוסף, טמון בהתאמת ניהול הסיכונים ליעדים העיסקים. אין לראות בניהול סיכונים פונקציה נפרדת אלא חלק בלתי נפרד מקבלת החלטות אסטרטגיות. עם זאת, יש צורך בשינוי תרבותי בארגון שבו שיקולי הסיכון יוטמעו בתהליכים העסקיים היומיומיים. ללא התאמה זו, השילוב לא יצליח להשיג ולספק את היתרונות המיועדים.
איכות נתונים ועקביות הם נושאים אקוטיים בכל מערכת ארגונית. ניהול סיכונים יעיל תלוי בנתונים מדויקים. מערכות ERP עושות לעיתים קרובות שימוש בנתונים ממקורות שונים. נתונים אלה עשויים להיות שונים באיכותם ובפורמט בו הם מתועדים. נתונים שאינם עקביים ובאיכות נמוכה, עלולים להוביל להערכות סיכונים שגויות ולערער את התהליך כולו. על מנת למזער ולנסות לפתור את הבעיה, הנהלת הארגון נדרשת להפעיל מערך בקרת נתונים ומבדקים פנימיים על מנת לוודא את איכות הנתונים.
אסטרטגיה לשילוב מוצלח של ניהול סיכונים
כדי לשלב בהצלחה ניהול סיכונים עם מערכת ERP, ארגונים צריכים לאמץ גישה אסטרטגית המתחשבת בגורמים טכנולוגיים וארגוניים כאחד. להלן אסטרטגיות מפתח להשגת אינטגרציה זו.
שימוש ביכולות המובנות של ERP – מערכות ERP מודרניות רבות מגיעות עם מודולים מובנים של ניהול סיכונים. או כלים שניתן להתאימם לצורך כך, כדי לתת מענה לצרכים הספציפיים של הארגון. מינוף יכולות אלה יכול לפשט את תהליך האינטגרציה ולהפחית את הצורך בהכנסת שינויים רבים במערכת ה ERP.
שיתוף פעולה חוצה ארגון – ניהול סיכונים משפיע על תחומים רבים בחברה. לכן חיוני לערב בעלי עניין מכל פונקציה ארגונית בתהליך האינטגרציה. שיתוף פעולה זה יבטיח כיסוי מלא של הדרישות ממערכת ה ERP. וכן יעזור בגיוס תמיכה בפעילויות ניהול סיכונים בכל הפונקציות הרלוונטיות בארגון.
השקעה בהדרכה – שילוב ניהול סיכונים במערכת ERP, מצריך לעיתים קרובות שינוי בתהליכים הקיימים. ארגונים צריכים להשקיע בהדרכה כדי להבטיח שהעובדים ידעו להשתמש בכלים החדשים. כמו כן הבנה של חשיבות ניהול הסיכונים בפעילות היומיומית בארגון.
ניטור ועדכון מתמיד – ניהול סיכונים אינו פעילות חד פעמית אלא תהליך מתמשך. ארגונים צריכים לפקח באופן רציף על האפקטיביות של האינטגרציה, ולעדכן את מערכת ה ERP בהתאם לצורך. זאת כדי לתת מענה לסיכונים ושינויים המתעוררים בסביבה העסקית.
תפקידה של הטכנולוגיה בשיפור ניהול סיכונים
על ידי שילוב טכנולוגיות אלה במערכת ERP, ארגונים יכולים לעבור מגישה תגובתית לגישה פרואקטיבית בניהול סיכונים. במקום להגיב לסיכון לאחר התרחשותו, ניתן יהיה לצפות ולצמצם את הסיכון לפני שתהיה לו השפעה משמעותית על הארגון.
סוף דבר
כתב מוטי פסטרנק 8/2024
