ניהול הפצה – תכנון אספקות, רמת שירות ובקרה תפעולית

ניהול הפצה מחבר בין זמינות המוצרים, הכנת ההזמנות ומסירתן ללקוחות בהתאם למועדי האספקה. התחום משלב תכנון, תיאום ובקרה של המשאבים הנדרשים לביצוע תוכנית האספקה.

היקף הפעילות, פריסת הלקוחות ומדיניות השירות משפיעים על מיקום מוקדי ההפצה, אזורי השירות וקיבולת ההובלה. בחינה משולבת של מרכיבים אלה מסייעת לצמצם חריגות ועלויות ולעמוד במועדי האספקה.

כחלק מניהול שרשרת האספקה, החלטות בתחומי הרכש, המלאי והייצור משפיעות גם על ביצועי האספקה. לכן, רמת השירות תלויה בתיאום בין הגורמים המשתתפים בתהליך.

מתי נדרש לבחון את מערך ההפצה?

שינויים בפעילות העסקית עשויים להגדיל עומסים, עלויות וחריגות באספקה. לכן, מומלץ לבחון את התאמת המערך כאשר מתקיים אחד מהמצבים הבאים:

• ירידה ברמת השירות או עלייה בתלונות הלקוחות.
• עלייה בעלויות ההפצה ללא שינוי מקביל בהיקף הפעילות.
• גידול במשלוחים חריגים או באספקות שאינן עומדות במועד.
• שינוי בפריסת הלקוחות, במוצרים או בערוצי המכירה.
• עומסים חוזרים או ניצול לא מאוזן של קיבולת ההובלה.
• פער מתמשך בין תוכנית ההפצה לבין הביצוע בפועל.

כל סימן בפני עצמו אינו מחייב שינוי במערך. עם זאת, חריגות חוזרות מצדיקות לבחון את התאמתו להיקף הפעילות, לפריסת הלקוחות ולמדיניות השירות.

התאמת מערך ההפצה למדיניות השירות ולצורכי הפעילות

דרישות השירות, הפריסה הגאוגרפית של הלקוחות והיקף הפעילות משפיעים על מיקום מוקדי ההפצה, חלוקת אזורי השירות, הקיבולת ומודל ההפעלה.

מדיניות השירות

זמני האספקה, תדירות המשלוחים וחלונות המסירה מבטאים את התחייבויות החברה ללקוחות. דרישות אלה משפיעות על קיבולת ההובלה ועל היקף המשאבים הנדרשים לביצוע.

לדוגמה, אספקה תכופה בחלונות זמן קצרים מחייבת גמישות תפעולית והקצאת משאבים מתאימה.

מבנה רשת ההפצה

מספר מוקדי ההפצה, מיקומם וחלוקת אזורי השירות קובעים את זרימת המוצרים אל הלקוחות. המבנה צריך להתאים לפריסת הלקוחות, להיקף הפעילות ולמאפייני המוצרים.

כאשר הפעילות מתרחבת, הרשת הקיימת עלולה ליצור עומסים, מרחקי אספקה ארוכים ועלויות נוספות. לכן, בחינה תקופתית מסייעת לאזן בין זמני האספקה, הקיבולת ועלויות ההפצה.

מודל ההפעלה

החברה יכולה להפעיל צי רכב עצמאי, להיעזר בספקי הובלה חיצוניים או לשלב בין האפשרויות. כל חלופה משפיעה באופן שונה על השליטה תפעולית, הגמישות ועלות.

השיקולים כוללים את היקף הפעילות, אזורי השירות, תדירות המשלוחים וזמינות משאבי ההובלה. בנוסף, חלוקת אחריות ברורה מחזקת את הבקרה על השירות, העלויות והטיפול בחריגות.

תכנון ובקרת הביצוע במערך ההפצה

תוכנית ההפצה מתרגמת את דרישות האספקה למשימות, למסלולים ולהקצאת משאבי הובלה. נתוני ההזמנות, זמינות המוצרים ומועדי מוכנותם לשילוח משמשים בסיס להכנתה. 

תכנון מסלולים והקצאת קיבולת

חלונות האספקה, המרחקים, זמני הנסיעה, מספר נקודות החלוקה, המשקל והנפח משפיעים על בחירת המסלולים ועל הקצאת הקיבולת. שילוב הנתונים מסייע לנצל את משאבי ההובלה ולצמצם נסיעות ומשלוחים חריגים.

מעקב אחר הביצוע וטיפול בחריגות

מעקב אחר יציאת המשלוחים, עמידה בחלונות האספקה ואישורי המסירה מציג את מצב הביצוע. כאשר מתגלה פער, הגורמים האחראי בוחנים אם מקורו בזמינות המלאי, בהקצאת המשאבים, בהובלה או במסירה.

בהתאם לממצאים, הגורמים האחראים מעדכנים את הפעילות ומטפלים בגורם שיצר את הפער. כך ניתן לצמצם הישנות של כשלים ולשפר את העמידה בתוכנית האספקה.

מדדי ביצוע ומערכות מידע במערך ההפצה

מעקב אחר מדדי ביצוע ובקרה מציג תמונת מצב של העמידה ביעדי האספקה ושל ניצול משאבי ההובלה. הנתונים מאפשרים להשוות בין תקופות, אזורים, לקוחות ומסלולים.מדיניות השירות ומאפייני הפעילות, קובעים את מדדי הבקרה הרלוונטים. בין המדדים המקובלים:

• אספקה מלאה ובמועד (OTIF): שיעור ההזמנות שסופקו במלואן ובמועד שסוכם עם הלקוח.

• עמידה בחלון האספקה: שיעור המשלוחים שהחברה מסרה בתוך חלון הזמן שהוגדר ללקוח.

• עלות למשלוח או לנקודת מסירה: עלויות ההפצה ביחס למספר המשלוחים או נקודות המסירה.

• ניצול קיבולת ההובלה: שיעור הקיבולת שנוצלה בכל נסיעה, לפי משקל, נפח או מספר משטחים.

• שיעור כשלי מסירה: שיעור המשלוחים שהחברה לא השלימה בניסיון המסירה המתוכנן.

• עלות השירות ללקוח (Cost to Serve): סך העלויות הכרוכות בטיפול בהזמנה, הליקוט, ההובלה, המסירה והטיפול בחריגות, לפי לקוח או ערוץ מכירה.

מערכת לתכנון משאבי הארגון (ERP) מספקת נתונים על הזמנות, לקוחות, פריטים ומלאי. בתהליכי המחסן מערכת WMS מנהלת את הליקוט, האריזה, ההכנה וההעמסה.

בתחום ההובלה מערכת TMS תומכת בתכנון המשלוחים והמסלולים, בהקצאת משאבי ההובלה ובמעקב אחר הביצוע. אישור מסירה (POD) מתעד את השלמת המסירה ואת החריגות שנרשמו אצל הלקוח.

הממשקים בין המערכות יוצרים רצף מידע משלב קבלת ההזמנה ועד למסירתה. כדי להפוך את הנתונים לבקרה ניהולית, יש להגדיר לכל מדד יעד, גורם אחראי, תדירות בדיקה וסף המחייב טיפול.

שיפור מערך ההפצה – מאבחון ועד יישום

טקטרנדס בוחנת את מדיניות השירות, מבנה הרשת ותהליכי התכנון, הביצוע והבקרה. הניתוח מתייחס לנתוני המשלוחים, המסלולים, הקיבולת, העלויות והחריגות.

בהתאם לממצאים, טקטרנדס מגבשת חלופות ותוכנית פעולה לפי מאפייני החברה ויעדיה. הליווי כולל יישום ובקרה לשיפור השירות, לצמצום העלויות ולבניית מערך התומך בצמיחת הפעילות.

טקטרנדס פועלת משנת 1987 ומלווה הנהלות בתהליכי שיפור תפעולי וניהול שרשרת האספקה. העבודה משלבת ידע בתפעול, בלוגיסטיקה, במערכות מידע ובבקרה ניהולית. הצוות מבסס את ההמלצות על נתוני החברה, תהליכי העבודה ויכולתה ליישם שינויים.