ייעוץ מערכות מידע לחברות – התאמת מערכות לתהליכים ולצורכי הניהול

הקשר בין תהליכי החברה למידע הניהולי

נתוני המכירות, הרכש, הייצור, האספקה והכספים משמשים להפקת דוחות ולבקרה ניהולית. אמינותם תלויה בהגדרות אחידות, במקור נתונים ברור ובעדכון שוטף.
רישום אותו אירוע עסקי בכמה מערכות, עלול ליצור הבדלים בכמויות, בערכים ובסטטוס הביצוע. הבדלים אלה מעכבים זיהוי חריגות ופוגעים ביכולת לבחון ביצועים מול יעדים.

המידע עשוי לעבור בין ERP, מערכות CRM, מערכות תפעוליות וכלי BI. הייעוץ בוחן את חלוקת התפקידים ביניהם ואת הממשקים בין מערכות המידע, מהפעילות ועד לדיווח להנהלה.

תרומתה של מערכת מידע נבחנת גם ביכולתה לשמור על רצף בין יחידות החברה. 

אפיון ובחירת מערכת ERP

אפיון מערכות מידע מתרגם את תהליכי החברה ואת צורכי הניהול לדרישות שניתן לבחון מול מערכות וספקים. התאמת מערכת ERP נבחנת ביחס לתהליכי הליבה, למידע הניהולי, לממשקים ולשינויים הצפויים בפעילות.

במסגרת אפיון ובחירת מערכת ERP, טקטרנדס מגבשת מפרט דרישות תפעולי, ניהולי וטכנולוגי. סדרי העדיפויות נקבעים לפי השפעת הדרישות על הפעילות, הבקרה והרציפות העסקית.

לצד יכולות המערכת נבחנים העלות הכוללת, תוכנית היישום, צוות הספק, חלוקת האחריות והשירות לאחר ההפעלה. ההמלצה מציגה את החלופה המועדפת, ההתאמות הנדרשות, סיכוני היישום ועקרונות ההתקשרות עם הספק.

ניהול פרויקט הטמעה ובקרת הביצוע

ניהול פרויקט הטמעת מערכות מידע מספק להנהלה תמונת מצב של ההתקדמות, החריגות וההחלטות הנדרשות. הליווי כולל מעקב אחר התכולה שאושרה ובחינת השפעת בקשות השינוי על התקציב, לוחות הזמנים והפעילות.

טקטרנדס מלווה את הפרויקט מטעם החברה ומבקרת את הביצוע בהתאם להיקף הליווי שנקבע. ספק המערכת מבצע את ההגדרות, ההתאמות, הפיתוחים והממשקים שבאחריותו.

החברה ממנה בעלי תפקידים המוסמכים לאשר תהליכים והחלטות. בנוסף, היא מקצה משתמשים מרכזיים להכנת נתונים, לבדיקות ולהדרכה.

ההיערכות להפעלה כוללת טיוב והסבת נתונים, בדיקות קבלה והכנת המשתמשים לעבודה במערכת. ההנהלה מאשרת את המעבר להפעלה לאחר בחינת תוצאות הבדיקות, מוכנות המשתמשים וההיערכות להמשך הפעילות.

שיפור והעמקת הטמעת  ERP

עבודה ידנית, קבצים מקבילים ודוחות המופקים מחוץ למערכת אינם מצדיקים בהכרח החלפת ERP. לעיתים מקורם בשימוש חלקי, בהגדרות שלא עודכנו או בממשקים חסרים.

במסגרת שיפור והעמקת הטמעת ERP, טקטרנדס בוחנת את השימוש הקיים, ההגדרות, המודולים, הממשקים והדוחות.

ההמלצות יכולות לכלול הפעלת יכולות קיימות, שינוי הגדרות, שיפור ממשקים ושילוב פעילויות המתבצעות מחוץ למערכת.

כל שינוי נבחן לפי תרומתו לפעילות, עלות הביצוע, המורכבות והתלות בספק. מגבלה מהותית ביכולות המערכת עשויה להצדיק בחינת מערכת אחרת.

העלות והמשאבים בהחלטות על מערכות מידע

העלות הכוללת של מערכת מידע אינה מסתכמת ברישוי. היא כוללת יישום, הסבות, ממשקים, התאמות, זמן עבודה פנימי, תחזוקה ופיתוחים עתידיים.
חלופה המחייבת התאמות רבות עלולה להגדיל את עלויות התחזוקה ואת התלות בספק. גם מערכת שאינה תומכת בתהליכים מרכזיים מגדילה עלויות, בשל עבודה ידנית ושימוש במערכות נוספות.
למשאבי החברה יש משמעות כלכלית. תהליכי בחירה ושיפור דורשים זמן הנהלה, בעלי תפקידים ומשתמשים מרכזיים, לצד המשך הפעילות השוטפת.
הערכת האפשרויות מתייחסת לעלות, לתועלת ולמשאבים הנדרשים מהחברה. היא מאפשרת לבחון אם היקף ההשקעה תואם את הצרכים ואת היכולת הארגונית לבצעה.

לפני הביצוע מוגדרות אמות מידה לבדיקת התועלת, כגון זמן הפקת דוחות, היקף עבודה ידנית, כפילויות ואיכות הנתונים. לאחר היישום נבחנות התוצאות מול המצב ההתחלתי והיעדים שנקבעו, ומזוהים פערים המחייבים המשך טיפול.

הניסיון של טקטרנדס במערכות מידע

משנת 1987 טקטרנדס עוסקת בתכנון ובניהול מערכות מידע בחברות מתחומי התעשייה, הטכנולוגיה והשירותים.

הניסיון כולל אפיון דרישות, הכנת מסמכי RFP, בחינת הצעות, בחירת מערכות, ניהול פרויקטים  ושיפור מערכות פעילות.
העבודה משלבת ידע בתפעול, בייצור, בשרשרת אספקה, בכספים ובבקרה.

שילוב התחומים מאפשר להתייחס להשפעת המערכת על עלויות, מלאי, זמני אספקה, איכות הנתונים והמידע הניהולי.

בעמוד לקוחותינו מוצגות חברות וארגונים שטקטרנדס ליוותה בתחומי פעילותה.