הגדרת תפקידים בארגון – מיקוד באחריות תפקודית ואפקטיביות תפעולית

הגדרת תפקידים בארגון היא תהליך מרכזי להשגת יעילות, סדר ארגוני ואחריות תפקודית ברורה.

כבסיס משלים למבנה הארגוני ולייעוץ ארגוני כולל, הגדרות תפקיד מספקות מסגרת פעולה מדויקת לכל בעל תפקיד.

זאת תוך שמירה על חפיפות מבוקרות ושיתוף פעולה פנימי, שמטרתן קידום יעדי הארגון ויצירת סינרגיה מקצועית בין תחומי אחריות שונים. 

תהליך זה מהווה גם בסיס להמשכיות תפקודית, תכנון היררכי ומניעת חוסר בהירות בין עובדים.

עקרונות פעולה ותיחום תחומי אחריות

• לאפשר לכל עובד לדעת את גבולות אחריותו וסמכויותיו.

• לחדד את הקשר בין התפקיד לבין יעדי הארגון.

• למנוע כפילויות ותחומי אחריות לא מוגדרים.

• לתמוך בניהול ביצועים, תכנון כוח אדם והערכת עובדים.

• לספק קרקע ברורה להדרכה, חניכה וקליטת עובדים חדשים.

איך לבנות הגדרת תפקיד ברורה ויעילה

• שם התפקיד וההגדרה הכללית – שם התפקיד ייקבע בהתאם להיררכיה הארגונית ולמיקום במבנה. ההגדרה תתאר את ייעוד התפקיד בקצרה, כולל תרומתו למערך הכולל.

• תחומי אחריות מרכזיים – רשימה של הנושאים והתהליכים שבתחום אחריותו הישירה של בעל התפקיד.

• תכולת תפקיד – משימות שוטפות – פעילויות נדרשות לביצוע התפקיד בפועל, כולל תיאורים תפעוליים והתייחסות לתדירות ביצוע ומשימות תקופתיות.

• מדדי הצלחה (KPIs) – קביעת מדדים כמותיים, ברי מדידה, בהתאם ליעדי הארגון – כגון תפוקות, עמידה בזמנים, איכות ביצוע, שביעות רצון פנימית/חיצונית.

• כפיפות ארגונית וממשקי עבודה – תיאור למי התפקיד כפוף, ולמי מדווח, וכן שיתופי פעולה פנים-ארגוניים רלוונטיים.

• ניסיון נדרש – שנות ניסיון רלוונטיות ותחומים מועדפים, לדוגמה: ניהול צוות, תעשייה מסוימת, עבודה מול לקוחות.

• דרישות השכלה – ציון תואר/הכשרה נדרשת, תחומי לימוד רצויים או הכשרות משלימות.

• תכונות אישיות וכישורים – יצירתיות – יכולות בין-אישיות, דינמיקה ניהולית, ראייה מערכתית, סדר ודיוק, , גמישות ועוד – בהתאם לאופי התפקיד. 

איך חלוקת תפקידים ברורה משפרת תפקוד ארגוני