ניהול מלאי ורכש – כיצד חוסכים

תזרים המזומנים ורמת הרווחיות מושפעים מתהליך רכש וניהול מלאי נכונים.
שרשרת אספקה בתהליך התייעלות עסקית

חלק מתהליך התייעלות של כל עסק דורש ניהול שרשרת האספקה זאת ללא כל קשר לגודל או המחזור העסקי של העסק. ניהול יעיל ונכון של שרשרת האספקה ישפיע ישירות על הישגי העסק וימצא את ביטויו המידי בהקלה על ניהול תזרים המזומנים ובדוחות הפיננסיים. 
שרשרת האספקה מורכבת מפעילויות הכוללות : אסטרטגיה עסקית, תוכנית עסקית, תחזית  מכירות, תוכנית מכירות, עיתוד המלאי, עיתוד וניהול רכש, ניהול קבלני משנה וספקים, ייצור ומסתיימת במשלוח הטובין ללקוח. 
לכל פעילות בשרשרת אספקה השפעה על התכנונים והביצועים הפיננסים של העסק.

המאבק באילוצי רכש

מנהלי הרכש והאחראים לרמות המלאי בעסק נאבקים באופן מתמיד להגיע לאופטימיזציה בין שלושת האילוצים המיוצגים על ידי צלעותיו של "השילוש הקדוש" המורכב מ:

• זמינות מלאה של חומרי גלם
• רמת מלאי נמוכה
• עלות חומרים

מאבק זה מתרחש בשתי חזיתות עיקריות.

• הסביבה העסקית והכלכלית בה פועל העסק
• סביבת הארגון הפנימית

הסביבה העסקית והכלכלית בארץ מכבידה על מלחמת ההישרדות של מרבית הארגונים.
מנהלי הרכש בניסיונם להוריד עלויות מנסים לקבל תנאי תשלום משופרים תוך דחיית מועדי תשלום והנחות נוספות על מחירי מוצרים.

תופעה נוספת העולה מדיווחי ספקים מעלה לחץ  לשינוי חוזים שנחתמו בין חברות בארץ הצמודות לדולר. מטרת שינוי החוזה הינה הורדת שער ההצמדה.
המצב הכלכלי השורר במשק וחוסר הוודאות באשר לעתיד גורם לספקים לנסות להקטין נפחי אשראי ללקוחות ולנסות לקצר במועדי תשלום, זאת על מנת לשפר את תזרים המזומנים בארגון ולהקטין את הסיכון לחובות  אבודים.
אך למרות כל זאת חברות רבות החוששות מאובדן לקוחות ומנסות לשמר לקוחות גם בעלויות הפסד.

הנפגעות העיקריות מלחצים אלו הם העסקים הקטנים והבינוניים ובעיקר אלו המתקשים לתפקד בסביבה העסקית והתחרותית.

העסקים הקטנים והבינוניים סובלים הן בהיותם לקוחות שכן הן נדרשות לתשלומים בתנאים מוכתבים ע"י ספקיהן ומאידך ע"י לקוחות גדולים המנסים בכל מחיר להקטין עלויות ולהקל על תזרים המזומנים שלהן.

סביבת הארגון הפנימית

לצורך השגת יעדי ההתייעלות יטיבו מנהלי הרכש להתמודד עם משימתם באם יפעלו בשני מישורים:

• הסביבה העסקית, תוך ניסיון להגיע להורדת עלות הרכש תוך השגת תנאי תשלום עדיפים מועדי אספקה מתואמים לדרישות מערך הייצור.
• במישור הפנים ארגוני, מוצע למנהל הרכש להתמקד בבחינת המלצות עיתוד מלאי לרכש ע"י בחינת רמת המתאם שבין ההמלצות לרכש ובין צרכי הארגון.