ניהול ידע ומידע ארגוני

מהו ניהול ידע ארגוני

ניהול הידע בארגון מוגדר כתהליך יצירה ,שיתוף ושימוש בידע במטרה להשיג את מטרות הארגון.
תהליך ניהול ידע מבוסס על שיטה מולטי דיסציפלינרית המשלבת  שיטות וכלים המגיעים מעולמות הפסיכולוגיה הארגונית, התקשוב והניהול.
תהליך ניהול הידע אינו מאמץ חד פעמי זהו תהליך מתמשך המשמש כרכיב מרכזי באסטרטגיה ובתרבות הארגון ואמור ללוות  את הארגון לאורך קיומו.

ניהול הידע בארגון

מה בין מידע לידע

מידע – ערך, מתאם, נתון, עובדה או פרט תוכן שניתן לקידוד, שמירה או שימוש בעיבוד.
ידע – מצבור המידע הקיים בנושא מסוים והיישום של מידע זה.

תכנון מערך ניהול הידע בארגון – הרכיבים המרכיבים אותו ודרך שילובם במערכת הכללית שיטת היישום וההטמעה, שונים מארגון לארגון. הגורמים לשוני הם מבנה ארגוני, תרבות הארגון, התהליכים בארגון ונכסי הידע והמידע שנצברו בארגון.

ידע ומידע במראה היסטורי

ניהולי הידע והמידע אינם חדשים והם קיימים ומלווים את האנושות מאז קיומה. העברת המידע בין הדורות, בעל פה או בכתב הייתה קיימת מאז ומתמיד וממשיכה גם כיום.
פיתוח והשימוש הכתב תרם לשימור הידע והפצתו בעת העתיקה. המצאת הדפוס במאה ה 15, כך שהידע והמידע יהיו נגישים תרמה לקידומה של האנושות.

הצורך בניהול ידע

הצורך בשמירה והפצת הידע נבע מתוך הצורך בשיפור היכולת ההישרדותית של הפרט, המשפחה, השבט והארגון.  המידע אפשר לשפר את סיכויי ההישרדות הכלכלית והתרבותית של נוודים, חקלאים כמו שאפשר לשכבה השלטת לנהל את השבט, הממלכה, והקיסרויות.

השימוש במערכות מידע ורשתות תקשורת בתקופתנו מאפשר לארגונים ופרטים לנהל את עסקיהם ולהמשיך בקרב ההישרדות הכלכלית לשמר את הארגון ולנסות לקדמו.
השימוש במערכות אלו הביא את האנושות בסוף המאה העשרים ותקופתנו אנו  לעודף והצפת מידע  המחייב השקעה  באיתור וחיפוש אחר מידע רלוונטי שעיבדו יאפשר קבלת יידע מימנו יהיה ניתן להפיק החלטות מושכלות לטובת הארגון. התובנה שלמרות הררי המידע  של נתונים הם מספקים במידה חלקית את המידע הנחוץ לקבלת החלטות וליישומן. צורך זה באיתור מידע הביא לתובנה וההכרה שהארגון חייב לראות בניהול ידע והמידע הנמצא ברשותו או הנרכש כנכסים אסטרטגיים לקידום ושימור הארגון.

סוגי ידע

  • הידע שאנו צורכים מתחלק לשתי קטגוריות עיקריות:
    ידע גלוי – Explicit Knowledge – כל ידע הניתן לביטוי באמצעות תמונות, מילים, סימנים מספרים וכו'. לדוגמא:
    תיעוד
  • נהלים
  • ראיונות
  • תדרוך
  • אימון
  • ידע סמוי – Tactic Knowledge – ידע הנמצא בראשם של בני אנוש אשר לא נוסח ותועד והבא לידי ביטוי באופן שבו בני אנוש מבצעים משימות מסוימות או מבינים פעולות. מסוימות. הידע הסמוי לפי הערכות מהווה 70% מסך הידע בארגון. לדוגמא:
    המצאות
  • מנהיגות
  • אינטליגנציה רגשית
  • אינטואיציה
  • מכירות

תהליך יצירת הידע

ניהול הידע בארגון

התערות חברתית (Socialization)

שיח משותף ברמת הצוות או הצוותים המבוסס על ידע אישי הקיים אצל הפרט.

החצנה (Externalization)

תהליך הפיכת ידע סמוי לגלוי התהליך כולל הבניית ידע  והגדרתו.

שילוב (Combination)

שילוב הידע הגלוי בטכנולוגיות (חדשות או קיימות כחלק מחדשנות) או בפתרונות שהארגון נדרש להם

הפנמה (Internalization)

יישום היידע הגלוי בטכנולוגיה /נוהל /תפיסה חדשה על ידי הפרט המהווה מידע סמוי

הסיכונים באי ניהול ידע בארגון

הסיכון המומחש ביותר באי ניהול הידע ושימורו בארגון, מתבטא באובדן ידע כתוצאה מעזיבת עובדים את הארגון ו"לקיחת" הידע אתם.
סיכון נוסף מתבטא בציפיית העובד לקבל חוויית חיפוש ושיתוף במקום עבודתו הן ברמה הטכנולוגית והן ברמה התהליכית .אי עמידה בציפייה זו רק תגדיל את רצונו של העובד למציאת מקום עבודה אחר. עזיבה מוגברת של עובדים יכולה לאיים על יציבותו של הארגון.
קיימים איומים נוספים של אי ניהול ידע בארגון בתחומים הבאים: פיננסים עסקיים ותפעוליים:

סיכונים בתחום הפיננסי

השלכות הסיכונים  מתבטאים בנזקים מהותיים כתוצאה מתהליך קבלת החלטות לא יעיל  שאינו מתבסס על מידע תומך החלטות. בזבוז משאבים הנגרם כתוצאה מתהליך עזיבת עובדים וגיוס עובדים חדשים העוברים עקום לימדה מחדש.

סיכונים בתחום העסקי

כאשר הידע בארגון אינו מובנה ומנוהל, הארגון עלול לאבד את היכולת לזהות התהוות שינויים בסביבה העסקית בצורה מהירה,  ואת היכולת להגיב במהירות הנדרשת לאירועים אלו. בנוסף, הארגון עשוי להתקשות בעמידה בדרישות הרגולציה  היות והמידע הנמצא ברשותו  אינו תומך בתהליך קבלת ההחלטות ואינו תומך בדרישות אלו.

סיכונים בתחום התפעולי

חוסר בתהליך ניהול ידע עשוי  לגרום לחוסר יעילות כתוצאה  מאי היכולת להסתמך על ניסיון קודם המתועד ומונגש לעובד, חוסר זה מחייב את המצאת הגלגל  מחדש בכל פעם, דבר הדורש בזבוז משאבים והסטתם מנתיב הפעולה העיקרי לצורך הכשרה ותמיכה בעובדים, עובדה  הפוגעת ביעילות ומגדילה עלויות.

כתב מוטי פסטרנק 10/2021

מאמרים נוספים