מערכת מידע – ניתוח, הגדרה ויישום

מערכות אלו מוגדרות גם כמערכות (ERP (Enterprise Resources Planning הכוללות מערכות CRM (ניהול לקוחות). מערכות המידע נועדו לסייע בקבלת החלטות, תכנון ובקרה על תהליכים עסקיים ואספקת מידע מנותח למנהלים ובכך לשפר את פעילות העסק.

אין הדבר אומר שכל עסק קטן או בינוני חייב לבסס את מערכת המידע שלו על תוכנת ERP, ייתכן מאוד שכאשר יבוצע ניתוח מערכות מידע נכון, ימצא שדרישות העסק יכולות לקבל מענה באמצעות פתרונות תוכנה אחרים.

נמצא כי בעסקים קטנים ובינוניים נעשית במערכות המידע רמת שימוש גבוהה בתחום הנהלת חשבונות והתהליכים המזינים אותה, כמו קליטת טובין במחסן באמצעות תעודות משלוח, קליטת חשבונות לתשלום, הוצאת תעודות משלוח, הפקת חשבוניות ללקוחות. לעומת זאת עומק ההטמעה והשימוש בפונקציות של ניהול מלאי, עיתוד מלאי, רכש, ניהול ספקים, ניהול מכירות וניהול הייצור נמוך יחסית בהשוואה לשימוש שנעשה בהנהלת החשבונות.

סיבות לאי מימוש תפקוד נכון של מערכת המידע

יישום חבילות המידע בעסק מתממש ועונה לצרכי העסק לרוב בחלקו. ב 95% מהמקרים הציפיות של בעלי החברה לא  מתממשות והסיבות לכך מרובות, להלן הנפוצות שבהן:

•  כמות הזמן והמשאבים הניהוליים המועטים המושקעים במערכות המידע
•  תהליכים עסקיים שלא שופרו לפני יישום חבילת התוכנה
•  לא בוצע אפיון צרכי המידע באופן מעמיק ורחב
•  ההנהלה חסרה יכולת בהגדרת המדדים והדוחות הנדרשים לה
•  המערכת שנבחרה עונה באופן חלקי על צרכי החברה
•  החברה המיישמת ביצעה עבודה חלקית
•  עובדי החברה לא עברו תהליך הדרכה מלא והם בעלי ידע חלקי בהפעלת התוכנה
•  בעסק חסר עובד אחראי לשימור וניהול מידע וידע, וניהול מערכת המידע או שמבוצע באופן חלקי
•  מנהלי העסק אינם מכירים את יכולות מערכת המידע ולא עושים שימוש מלא ונכון בה
•  תמיכת חברת התוכנה בלקוחותיה לקויה ויקרה

בנוסף לבעיות אלו יישום מערכת מידע במרבית המקרים אינה תואמת את צרכי העסק.
להלן מספר גישות ליישום מערכות מידע, גישות אלה נכונות לעסק קטן כבינוני וגדול.

צריבת תהליכים קיימים בתוכנה

גישה זו בעיקרה הנה העתקה של תהליכים קיימים בעסק למערכת. הגישה משקפת תפיסת הנהלה המאמינה כי התהליכים העסקיים בחברה  הינם יעילים ואין צורך בשיפורם. לעיתים משקפת גישה זו מצב בו להנהלה אין את הזמן והיכולת לבחון את התהליכים העסקיים ואת יכולת התוכנה במטרה ליישם מערכת של תהליכים משופרים התואמים את דרישות החברה.

לכן העסק נהנה מיכולת האינטגרציה של חבילת התוכנה אך הבעיות בתהליכים העסקיים נותרו בעינן ללא התייחסות ופתרון.

התאמת תהליכים עסקיים לחבילת התוכנה

גישה זו מתבססת על תפיסת ההנהלה את התהליכים העסקיים בתוכנה כתהליכים המייצגים את ה "Best Practices ". בגישה זו תהליכים בארגון עוברים תהליך שיפור והתאמה ל "Best Practices" של התוכנה .

תהליך זה כרוך בתוספת עלות לצורך בביצוע השינוי וניהולו, הגדרת נתונים שגויים ושגיאות בתהליכי העבודה המלוות את עקומת הלימוד והתנגדויות עובדים.

התאמות ושיפורי תוכנה

בגישה זו הנהלת החברה או העסק מחליטה על בסיס ניתוח תהליכים וניתוח יכולות התוכנה על יישום חבילת תוכנה תוך מודעות  לעובדה שרוב התהליכים מתאימים לצרכיה. התהליכים שאינם מתאימים לצרכי החברה מחייבים שינוי והתאמה. במקרה זה תהליך ההטמעה קל יחסית עקב רמת תאימות גבוהה לתהליכי החברה אך עלות השינוי והתחזוקה גבוהים בגלל השינויים הנדרשים.

פתרון משולב

בגישה  זו החברה מנתחת לעומק את התהליכים העסקיים והחלופות הנדרשות לשיפור הביצועיים העסקיים ומיישמת פתרון תוכנה משולב "Best Of Breed" הכולל אימוץ של מספר רכיבי תוכנה המסוגלים להביא לשיפור ביצועיים עסקיים. במקביל מיישמת החברה שיפורים ושינוים של תהליכים עסקיים לצורך ניצול נכון יותר של חבילת התוכנה התורמים לשיפור ההישגים העסקיים שלה.

פתרון משולב זה מיושם בחברות העוסקות בפיתוח וייצור מוצרים וזקוקות למערכות תכנון CAD (Computer Aided Design (וCAM (Computer Aided Manufacturing בנוסף ניתן לראות פתרונות אלו בחברות בינוניות אשר להן פעילות גלובלית המחייבת מתן מענה באמצעות תוכנות מקומיות.

טיפים ליישום והפעלת מערכות מידע

ששת הנושאים שיעזרו לך להצליח ביישום והפעלת מערכת מידע.

• נתח את התהליכים העסקיים ושפר אותם
• אפיין את דרישות העסק על בסיס התהליכים המשופרים במסמך כתוב כולל דרישות ליישום
• גזור את מטרות מערכת המידע מתוך התכנית הכוללת של העסק
• הגדר את הקריטריונים לבחירת חבילת תוכנה התואמת את דרישות עסקך
• בחן מספר חלופות תוכנה על בסיס הקריטריונים עליהם החלטת
• וודא שהסכם ליישום התוכנה יכלול:

מסמך אפיון מערכת מידע והגדרה ודרישות

• במידה ונדרשים שינויים והתאמות יש להגדירם ולתמחרן מראש – תכנון שלבי הפרויקט, לו"ז ותכולת כל שלב, הקריטריונים שיקבעו את סיום השלב אופן קבלת האישור לסיום שלב והתקדמות לשלב הבא.
• תכנן הדרכה והגדרת שעות הדרכה לעובדים והמנהלים ואופן ביצוען
• הקם נהלים לניהול הפרויקט הכולל בין השאר נוהל לניהול שינויים ונוהל בקרת התקדמות שיטת ביצוע מבחן קבלה והקריטריונים להצלחה
• תכנון עליה לאוויר
• אופן התמיכה לאחר עליה
• בחברות קטנות ובינוניות יש לוודא זמינות עובד או עובדים, תלוי בגודל העסק  שיהיה אחראי על שימור הידע וניהול מערכות המידע

ראה הרחבה על מסמך אפיון למערכות מידע