מערכת לניהול ידע בארגון

הקמה ויישום מערכת לניהול ידע בארגון

למרות הררי המידע  של נתונים ומידע  הקיימים בכל ארגון וארגון, הם מספקים ידע הנחוץ לקבלת החלטות ויישומן במידה חלקית, או בכלל לא – כאשר המידע אינו מאורגן, זמין ועדכני.
השימוש במערכות מידע ורשתות תקשורת בתקופתנו מאפשר לארגונים ופרטים לנהל את עסקיהם ולהמשיך בקרב ההישרדות הכלכלית לשמר את הארגון ולקדמו.
ניהול הידע והמידע בארגון הוא נכס אסטרטגי לקדום ושימור הארגון.

הקמת מערכת לניהול ידע בארגון

למרות העובדה שתכנון מערך ניהול הידע בארגון ,הרכיבים המרכיבים אותו ודרך שילובם במערכת הכללית, שיטת היישום והטמעה שונים מארגון לארגון קיימים מספר כללים שהם נכונים לכל תהליך הקמה ויישום של מערך ניהול ידע בארגון. בתהליך ההתארגנות וקדם תכנון כדאי מאד לשים דגש על הנושאים הבאים:

  • מטרת מערכת ניהול יידע ארגונית היא לנהל את נכסי הידע הארגוני במטרה לסייע לארגון בהשגת מטרותיו האסטרטגיות
  • ידע נמצא ושוכן בראשם של אנשים, על מנת לעודד את השימוש בו חייבים לייצר סביבה ארגונית המעודדת את העובדים ללמוד ולשתף ביידע קיים.
  • הקמת מערכת לניהול יידע אין משמעותה הקמת פונקציה ארגונית חדשה, או לחלופין הקמת פונקציית IT חדשה. הכוונה הנה לאוסף מצטבר של תהליכי שינוי חלקם קטנים וחלקם מורכבים יותר הבאים לשנות את תהליכי ושיטות העבודה בארגון.

תמצית  פעילותה של מערכת ניהול הידע  מתמקד בשיפור היכולת הארגונית לייצר, לשתף ולנצל את הידע לטובת הארגון ולקוחותיו.

שלבים בהקמה ויישום של מערכת לניהול ידע

ייזום

  • כתיבת חזון  ואסטרטגיה לניהול הידע – החזון והאסטרטגיה חייבים להיגזר מתוך החזון והאסטרטגיה של הארגון. החזון חייב להיות ברור ומובן לכלל העובדים בארגון.
  • הקמת וועדת היגוי ונאמני ניהול ידע בכל פונקציה ארגונית. יש לוודא את יכולת ונאמני ניהול ידע להשקיע מזמנם בפרויקט.
  • יש לקבוע מנהל פרויקט לשלב התכנון והיישום
  • הגדרת יעדים כנגזרת מהחזון והמדיניות ליישום מערכת ניהול הידע
  • תוכנית עבודה -יש  להכין תוכנית עבודה הכוללת הגדרת לו"ז ומשאבים נדרשים. תוכנית העבודה תשלב את הפרויקט ותתאמו עם שאר הפרויקטים בארגון.  תוכנית העבודה ורשימת נאמני ניהול הידע תוצג לאישור וועדת ההיגוי.

שלב האפיון

  • יצירת תמונת מצב עכשווי של נכסי הידע בארגון הכולל:

–  יכולות ומיומנויות  של עובדים (Employee competence): יכולות  ומיומנות עובדים .יכולת עובדים  לפעול לייצר נכסים מוחשיים ולא מוחשיים בעבור הארגון.
– מבנה פנימי (Internal structure): פטנטים, מודלים, רעיונות, תפיסות פיתוח ,מערכות מחשב, תרבות הארגונית
– מבנה חיצוני (External structure): מערכת הקשרים עם לקוחות וספקים, מותגים  ומוניטין שיש לארגון.

  • הגדרת התהליכים העסקיים המשתלבים במערכת ואופן שילובן
  • הגדרת צרכי המידע הקיימים והעתידיים בכל תהליך ומהמערכת בכללותה
  • הגדרת הממשקים של המערכת למערכת המידע הארגונית ולרכיבי ניהול ידע אחרים
  • הגדרת מודל לניהול השינוי שיופעל במסגרת הפרויקט שמטרתו בחינת השפעת השינוי על המשתמשים, הגדרת השינויים שיחולו ואופן יישומם והטמעתם
  • הגדרת הנהלים, המדיניות הארגונית, והתרבות הארגונית שיש להטמיע כדי להבטיח את השימוש במערכת.
  • תוכנית עבודה מעודכנת הכוללת לו"ז ומשאבים להמשך הפרויקט
  • בתהליך האפיון יש להיעזר בנאמני ניהול ידע ומנהלי הפונקציות הארגוניות.
  • מסמך האפיון יאושר על ידי וועדת היגוי ותופץ לצורך קבלת הערות למנהלי הפונקציות בארגון.

בדיקת המערכת

דגשים לשלב בדיקת מערכת על ידי המפתחים:

  • יש לבצע סקר סיכונים למערכת כשלב תיכנון לבדיקות המערכת
  • כל סיכון חייב לבחון על מנת לבחון את יכולות המערכת
  • יש לתכנן את בדיקות המערכת  כך שיבחנו במשולב את הטכנולוגיה ותהליכי העבודה עבור כל שתהליך בנפרד.
  • יש לבחון את מערך הממשקים עם המערכת הארגונית ומרכבי מערכת אחרים המספקים נתונים
  • יש לבצע בדיקת אינטגרציה של כל המערכת והמישקים כיחידה משולבת אחת

ההתקנה והיישום של מערכת הידע הארגוני

  • מומלץ ליישם את המערכת בדרוג  (יחידה ארגונית אחת אחר השנייה ) ולא ב- big bang))
  • יש לבצע הדרכה לפני שלב היישום
  • מומלץ שהמשתמשים יתכננו ויבצעו מבחן קבלה למערכת
  • מומלץ ללוות את היחידה הארגונית בשלב הראשון הלווי שלאחר השלב הראשון יכול להיעשות על ידי נאמן מערכות מידע
  • יש להתייחס להערות שהתקבלו על ידי משתמשי הקצה בזמן ההדרכה, מבחן הקבלה והיישום במטרה לשפר את יכולת המערכת ולהביא את המשתמשים לשימוש בה
  • מומלץ אחת לתקופה  לבצע סקר שביעות רצון של המשתמשים מהמערכת על מנת לשפר וטייב את המערכת כחלק מתהליך שיפור מתמיד.

כלים בהם משתמשים לניהול ידע בארגון

  • פורטלים
  • WIKI
  • הנגשת תוכן
  • ניהול שינויים
  • בלוגים
  • קהילת ידע
  • פיתוח ידע מקצועי
  • ניהול ערוצי דיגיטל
  • נהלים
  • ניהול מיילים
  • ארגון תכנים
  • Best practices
  • שיתוף ידע עם הציבור

 

כתב מוטי פסטרנק 10/2021

אולי יעניין אותך לקרוא את המאמר ניהול הידע בארגון

מאמרים נוספים