הגדרת עסק בקשיים
עסק נמצא בקשיים כאשר הוא אינו מסוגל לעמוד או מתקשה לפרוע את התחייבויותיו הפיננסיות.
קשיים עסקיים יכולים להגיע מהאטה עסקית, חוסר יכולת לנהל את העסק בסביבה משתנה, עלויות קבועות גבוהות, חוסר בנכסים נזילים.
סימנים המעידים על כניסת עסק לקשיים
- תזרים מזומנים – כאשר "זרם" הכספים היוצא מהעסק גבוה מ"זרם" הכספים הנכנס לעסק. נקרא גם "תזרים שלילי". מצב זה מקשה על העסק לעמוד בהתחייבויותיו הפיננסיות ומימון הפעילות השוטפת.
- קיטון בהכנסות – משקף למעשה קיטון במכירות כתוצאה מאיבוד לקוחות גדולים, וקושי בשמירה ותחזוקת לקוחות רגילים. המצב מביא לעזיבת לקוחות והקטנת צבר הזמנות.
- הקטנת רווחיות – ירידה ברווחיות המשתקפת בדוחות הפיננסים.
- דחיית תשלומים לספקים – אי עמידה במועדי התחייבות תשלום לספקים. התשלומים נעשים בפיגור זמנים.
- עזיבת עובדים – עובדים בעיקר בדרג הגבוה והבינוני נוטשים את החברה באופן הגבוה מהרגיל.
- גיוס עובדים מתמיד – לצורך החלפת אלה שעזבו.
- מורל נמוך – אווירה עכורה ולא נעימה לעובדים וללקוחות.
- צמצום בהטבות עובדים – קיטון בערך מתנות לחג, הקטנת ימי כיף, צמצום בהטבות.
- דיווחים באיחור – איחור במסירת דיווחים ו/או דחיית תשלומים לשלטונות המס ולבורסה.
איתור והגדרת נושאים לטיפול בקשיים עסקיים
מומלץ להנהלת עסק שהתגלה בו סימן אחד המעיד על כניסה לקשיים, לבחון את התנהלותה, מאחר וחלק מהסימנים הם תולדה ותגובה על סימנים אחרים.
אין להתעלם מהסימנים – דברים לא נפתרים מעליהם, הם רק הולכים ומחריפים, ועדיף לטפל בהם כשהם "קטנים" וקלים לטיפול.
המאמר מציג שיטה מדויקת ומהירה להובלת תהליך של הכנת תוכנית למתן מענה לקשיים עסקיים.
תוכנית לטיפול בקשיים עסקיים בחברה
יצירת תמונת מצב אובייקטיבית
התוכנית מתחילה ביצירת תמונת מצב אובייקטיבית ואמינה הנקייה "מפוליטיקה ארגונית" שתכלול את הנושאים הבאים:
- מצב תזרים המזומנים וההון החוזר הנדרש לתפעול העסק לתקופה הנבחרת (לפחות חצי שנה).
- יציבות מצבת כ"א והערכת מצב (אחוז עוזבים, מצב גיוסים).
- פרוט השקעות הוניות מתוכננות לטווח קצר ולטווח ארוך.
- פרוט המצב בבנקים, חובות לספקים, החזר הלוואות.
- פרויקטים בפיתוח.
- משא ומתן המתנהל ואחוז ההסתברות לסגירה חיוביות.
- צבר הזמנות ותחזית מכירות.
- מלאי חומר גלם ומלאי תוצרת גמורה, עלות הוצאות רכש לתקופה הנבחרת.
- מצב הסביבה העסקית והשלכותיה על החברה.
- השפעות חיצוניות על הסביבה העסקית והשלכותיהם על העסק.
ניתוח תמונת המצב יאפשר את איתור סיבות השורש לקשיים שהעסק נקלע אליהם.
עבור כל סיבת שורש (פנימית או חיצונית), יבוצע ניתוח סיכונים והזדמנויות שירוכזו בטבלה אחת הכוללת את הקטגוריות הבאות:
- הגדרת גורם הסיכון (סיבת השורש)
- תיאור הסיכון
- הסתברות להתממשות הסיכון (מ 1 עד 5)
- ההשלכה על העסק (מדד השלכה מ 1 עד 5)
- אופן ניהול הסיכון
לצורך הגדרת השיטה על אופן ניהול הסיכון ומזעורו, יש לבחון מספר חלופות. החלופה הנבחרת תשמש כפתרון המוצע לניהול הסיכון.
תעדוף הטיפול בגורמי הסיכון יתקבל ממכפלת מדד ההסתברות במדד ההשלכה.
להלן טבלה לדוגמא:
- בסיום התיעדוף יבחנו השפעות הדדיות בין גורמי הסיכון. במידה וימצא שקיימות השפעות, המענה להם ישולב בניהול הסיכונים וההזדמנויות.
גורמי הסיכון המופיעים בטבלה ואופן ניהולם, כולל ניהול ההשפעות ההדדיות ביניהם, ישמשו כבסיס להכנת תוכנית ליציאה מהקשיים. התוכנית תכלול תוכנית יישום שתכלול שלבים, אחריות, לוחות זמנים ומדדי בקרה. התוכנית תנוהל כפרויקט.
ניהול תוכנית לטיפול בקשיים העסקיים
התוכנית לטיפול בקשיים העסקיים, תנוהל כפרויקט כאשר לכל פעילות יוקצה אחראי שיהיה שותף בוועדת ההיגוי.
לתוכנית יוקצו משאבים, ותקצוב בהתאם. יתקיים מעקב אחר ניצול המשאבים והתקציב.
במקביל לתוכנית יוכן תזרים מזומנים על בסיס יומי אשר ישמש למעקב אחר התזרים. התזרים ישמש לצורך הכוונת הפעילות הפיננסית והתפעולית ולעבודה מול הבנקים. כל התחייבויות החברה לספקים ייעשו על בסיס התזרים, זאת במטרה לא להחמיר את מצב החברה.
איך יתבצע מעקב אחר הטיפול בתוכנית היציאה מהקשיים
לצורך מעקב אחר תוכנית היישום והובלת הפרויקט, מוצע להקים וועדת היגוי בראשות המנכ"ל שתכלול את מנהלי הפונקציות המובילות בעסק. מטרת וועדת ההיגוי תהיה לנווט את התוכנית ליעד שנקבע. זאת ע"י:
- גיבוש מדיניות וקביעת יעדים
- אישור תוכנית העבודה
- פיקוח ובקרה על הפרויקט (פעולות, לו"ז, תקציב)
- הנחיה והכרעה בסוגיות עקרוניות
- הערכת מצב שוטפת
- אשור שינויים מהותיים וחריגים
- אישור משאבים לפרויקט
וועדת ההיגוי תתכנס בתדירות קבועה על בסיס יום ושעה שיקבעו מראש.
וועדת ההיגוי תתכנס לצורך דיון הד-הוק בנושא דחוף על בסיס דרישה של אחד מחבריה.
ניצול המשבר העסקי לצמיחה עסקית
עם היציאה מהמשבר העסק חייב להחליף את שיטת הפעולה של התמודדות והישרדות, לשיטה של התאוששות וצמיחה. הבסיס לתוכנית ההתאוששות והצמיחה יהיה חדשנות, שבו יעשה שימוש בניסיון שנרכש באיתור מטרות שיווק, ומתן תגובות מהירות להזדמנויות.
הלקח הנלמד של כל עסק שנכנס לקשיים והצליח לצאת מהם, היא ההבנה שלא ניתן לצפות למשברים העשויים להתחולל. אך כן קיימת חובה וצורך להיות ערוכים ומוכנים לתת מענה למשברים גם אם הוא בלתי צפוי.
כותב המאמר מוטי פסטרנק 2/2024