PMO – תכנון ובקרת פרויקטים

מה זה PMO

רעיון ה  (PMO ( Project Management Office – תכנון הקמת פרויקט ומעקב שוטף אחר התקדמותו, צובר תאוצה בשנים האחרונות ברחבי העולם. אך לרבים המושג אינו מוכר או מוכר במידה מועטה.

ה PMO יכול להתבצע ע"י פונקציה של אדם בודד בחברה או לחילופין מחלקה המיועדת לכך, זאת בהתאם לגודל החברה ומורכבותה. ה PMO אחראי על תאום ותקשור בין התוכניות והפרויקט בארגון, מהווה מרכז ידע למנהלי הפרויקט, סיוע בתכנון יישום התקדמות של הפרויקט ומשמש מוקד למעקב ובקרה אחר לוחות הזמנים והמשאבים בפרויקט.

ה PMO הוא למעשה מרכז של שליטה ובקרה הדואג לניהול נכון של הפרויקט, נותן תמונת מצב עדכנית ומסייע בכך לעמידת החברה ביעדי הפרויקט ויעדיה העסקיים.

כיצד מסייע  PMO לחברה

התחומים בהם מסייע ה PMO בניהול פרויקטים הם:

תכנון לוחות זמנים, כלים, ומשאבים

  • למידת הפרויקט והגדרת הדרישות, איסוף נתונים מהפונקציות השונות הקשורות לפרויקט
  • תכנון לוחות זמנים ובניית תוכנית עבודה ותרשים גאנט הכולל: עדיפות משימות, תזמון משאבים, איוש כח אדם, תכנון תקציב, עיתוד מלאי לחומרים ולמשאבים.
  • כלים ושיטות לתכנון איסוף מידע שוטף על ביצוע הפרויקט

מעקב שוטף אחר ביצוע העבודה ולוחות הזמנים

  • איסוף מידע דרך מנגנוני הדיווח
  • בקרה ועדכון לוחות הזמנים
  • ניתוח נתוני ביצוע
  • איתור חריגות ובעיות של הטווח הקצר והטווח הארוך , ניתוחן, הפקת התרעות והעברתן לגורמים המתאימים
  • ביצוע הערכות ובקרה של תקציב הפרויקט מול התקציב המיועד לפרויקט, העלויות וההכנסות
  • הכנת דוחות סטטוס תקופתיים והצגתם בישיבות הבקרה
  • סיוע בהערכות לניהול שינויים בפרויקט בהתאם לסדרי עדיפויות, מתן המלצות לפתרון בעיות או שינויים
  • ניהול סיכונים – זיהוי הסיכונים, ניתוחם, תכנון פעולות מתקנות ומונעות

עוד מתפקידי ה PMO

  • ניהול משאבים חוצי ארגון בהתאם לעדיפויות הארגון והתכנית העסקית
  • פיתוח והגדרת מתודולוגיות ותהליכים לניהול פרויקטים
  • קביעת מדיניות וסטנדרטים לניהול פרויקטים
  • הדרכת מנהלי פרויקטים ומנהלי מחלקות – הקמת סדנאות ותכניות השתלמות
  • ריכוז ניהול הידע בארגון
  • תחקיר והמלצות על סמך פרויקטים שהסתיימו
  • סיוע בניהול אבטחת איכות

היתרונות של תכנון מעקב ובקרה שוטפים אחר התקדמות פרויקט

  • הבנת מצב התקדמות הפרויקט וקבלת החלטות
  • זיהוי בעיות וכשלים בתכנון
  • זיהוי בעיות בשלבים מוקדמים, או לפני התרחשותם בהתאם לאילוצי הפרויקט
  • תאום עם גורמים חיצוניים כמו קבלני משנה זאת לצמצום נזקים הנגרמים מעיכובים

מה מציעה טקטרנדס בניהול פרויקטים PMO

טקטרנדס מספקת יכולת תמיכה לארגונים בתחום ה PMO – ניהול פרויקטים הכולל:

  • תכנון לוחות זמנים ובניית תוכנית עבודה ותרשים גאנט הכולל : תזמון, סדרי עדיפויות, איוש כח אדם, הקצאת תקציב, משאבים וחומרים
  • כלים ושיטות לאיסוף מידע שוטף
  • תכנון ושיטות לבקרה – לוחות זמנים ומשאבים
  • יישום מתודולוגיית ניהול הפרויקט בהתאם להגדרת הדרישות והתוכנית העסקית
  • ניתוח ביצועים ומדדים והפקת דוחות
  • הפקת דוחות סטטוס והצגתם
  • סיוע בתהליכי ניהול שינויים בהתאם לסדרי עדיפויות ואילוצים ומתן המלצות
  •  זיהוי סיכונים – ניתוחם והמלצה על פעולות מתקנון ומונעות